Überforderung wird oft in einem Atemzug mit Burnout, Stress, Angstzuständen oder psychosomatischen Beschwerden genannt. Nicht ohne Grund, denn das alles hängt irgendwie zusammen. In diesem Blogeintrag lest ihr wie ich damit umgehe und wie ihr eure eigene Überforderung erkennt und sie vermeidet. Ausserdem möchte ich euch ein paar Tipps zum Umgang mit Stress im Job und gestressten oder überforderten Mitarbeitern geben.
.
Was ist der Unterschied zwischen positivem und negativem Stress
Neben dem negativen Stress (Distress) gibt es auch den sogenannten positiven Stress oder auch Eustress genannt. Während wir uns in einer Phase des Eustress befinden, stehen wir zwar unter Druck, können damit aber in der Regel gut umgehen. Jeder kennt diese Phasen, wenn uns ein Thema oder ein Projekt extrem beschäftigen, wir aber trotzdem nicht den Überblick verlieren und organisiert am Ball bleiben, rationale Entscheidungen treffen. Persönlich bin ich ein Fan dieser „Flow“ Phasen. Für jeden Manager gehört das ein wenig zum Alltag, das treibt uns sozusagen an. Allerdings gibt es nicht nur Probleme, die mit den eigenen Ressourcen oder dem eigenen Wissen gelöst werden können. Nimmt die Menge an Themen und Verantwortung zu, kann aus Eustress auch Distress werden, also negativer Stress. In einer Phase des negativen Stress empfinden wir zunehmend Unruhe und Angst. Die Unorganisiertheit nimmt zu und wir empfinden den Druck zunehmend als Belastung.
.
Wie entsteht Überforderung
1
Akute Distressphasen sind normal und lassen sich leicht überstehen. Ein Kundenereignis führt zu einer spontanen Reise. Das kranke Kind daheim muss plötzlich aus dem Kindergarten abgeholt werden und noch dazu haben wir einen vollen Terminkalender. Das sind fast schon Standardsituationen und wir haben gelernt damit umzugehen. Problematisch wird es, wenn Stress chronisch wird und wir nicht wieder auf unser „Base Level“ zurückkommen, also keine Erholungsphasen haben. Wir befinden uns dann ständig in einer Art Anspannungs- und Alarmphase, jederzeit in Erwartung einer neuen Herausforderung und mit einer für bereits unüberschaubaren Menge an Problemen vor der Nase. Die Folgen sind unterschiedlich. Unruhe, Schlafstörungen, körperliche Beschwerden. Besonders anspruchsvoll wird es, wenn zu einer ungewohnt anstrengenden Phase im Job auch noch Herausforderungen im privaten Umfeld hinzukommen, die sich nicht schnell lösen lassen. Eine guter Artikel zum Thema Auswirkungen von Stress auf den Körper und die Psyche findet sich hier:
https://www.gesundheit-und-wohlbefinden.net/chronischer-stress-auswirkungen-auf-koerper-und-psyche/.
.
.
Die Illusion der Machbarkeit – Was tun bei Überforderung im Job und am Arbeitsplatz
Ich habe eine Stellenbeschreibung, es gibt einen Prozess, damit sollte mein Job doch machbar sein und die Fülle der Aufgaben auch meinen Ressourcen und denen des Teams entsprechen? Weit gefehlt. Vor allem in Matrixorganisationen trifft das selten zu und wenn Prozesse nicht abgestimmt sind, Verantwortlichkeiten nicht klar festgelegt wurden, um so weniger.
.
Wer sich in einer solchen Situation befindet, dem kann ich die folgende Empfehlung geben:
.
– Priorisiere,
– Organisiere,
– Kommuniziere,
– Eskaliere.
.
Priorisiere:
Priorisiere Projekte und Aufgaben in deinem beruflichen Umfeld. Andernfalls gehst du unter. Alles mit gleicher Priorität behandeln ist unmöglich. Wonach du priorisierst kommt auf dein bzw. das Ziel des Unternehmens und der Abteilung an. Unter der Überschrift „Stressfallen entlarfen“ findet sich hier ein guter Spiegel Artikel. Auch als Perfektionist müssen für manche Projekte 80 Prozent Lösungen ausreichend sein.
.
Organisiere:
Für manch einen ist die herkömmliche Excel Tabelle mit Prioritäten und wöchentlichen Statuseinträgen ausreichend, pfiffige Nutzer organisieren beruflichen Projekte und Aufgaben systematisch mit Hilfe moderner Tools wie Evernot oder One-Note. Egal wie du deinen Job oder dein Team regelst, du solltest dabei halbwegs den Überblick behalten und Notizen bzw. Protokolle wiederfinden.
.
Kommuniziere:
Was du auch immer tust und wie du auch immer deine Prioritäten festlegst, du solltest es deiner Umwelt und vor allem deinem Boss mitteilen. Die beste Organisation und Priorisierung hilft wenig, wenn die Erwartungshaltung aller Betroffenen eine andere ist.
.
Eskaliere:
Es gibt Situationen, in denen du auch mal deine Ellbogen ausfahren musst. Das mögen die wenigsten und häufig löst schon die Vorstellung auf eine Konfrontation Stress aus. Aber „Everybodys Darling“ zu sein hilft weder dir, noch dem Team. Das ist gesunder Selbstschutz. Und ausgenutzt wird, wer sich ausnutzen lässt. Konfliktmanagement lässt sich lernen.
.
Das Ziel sollte sein, eine realistische Erwartungshaltung an sich selbst zu entwickeln. Fehler gestehen sich vor allem Manager nicht gerne ein, Schwächen und Überforderung um so weniger. Ein interessanter Beitrag zum Burnout des Cisco Managers Jürg Wenger findet sich im verlinkten FAZ Artikel.
.
Mit diesen einfachen Regeln bin ich in den vergangenen Jahren gut zurecht gekommen und die konsequente Anwendung hat mir vor ein paar Monaten auch wieder geholfen.
Natürlich gibt es Situationen, die sich mit obigem Schema nicht lösen lassen. Und berufliche sowie private Probleme lassen sich schwer trennen. Was sich beruflich ereignet wirkt sich bewusst oder unbewusst auch auf unser Privatleben aus und umgekehrt. Besteht also ein privates Problem und dein Chef ist kein Unmensch, solltest du sie oder ihn davon in Kenntnis setzen. Das erleichtert ausserdem den evtuell notwendigen plötzlichen Urlaubsanspruch und liefert Erklärungen für Augenringe und Co. .
.
Überforderung im privaten Umfeld vermeiden
Was für das berufliche gilt, kann bedingt auch für das private Umfeld angewandt werden. Je organisierter du deine privaten Herausforderungen angehst, desto besser. Auch hier gilt, nur weil es dich persönlich betrifft und du gerne unterstützen möchtest, heisst das nicht, dass das auch machbar und sinnvoll ist. Dass auch privater Stress Ursache für einen Burnout sein kann und was es für Vermeidungsstrategien gibt, wird sehr anschaulich in folgendem Artikel erläutert:
https://www.sorglos-schlafen.de/stress/faktoren/privatleben/
.
Generelle Tipps zur Vermeidung von Überforderung und Stress
.
„In einem gesunden Körper wohnt ein gesunder Geist“
.
Das kann ich aus eigener Erfahrung bestätigen. Genügend Schlaf und regelmässige sportliche Aktiväten beugen einer schnellen Ueberforderung vor. Leider ist es nun einmal so, dass man als Manager oder im Vertrieb nicht unbedingt die besten Voraussetzungen dafür hat. Reisen erschweren Vereinsaktivitäten. Sport lässt sich aber auch sehr gut in den Reisealtag einbauen. Viele Hotels bieten Zugang zu einem Fitnessraum oder einem Schwimmbad. Ein guter Workout lässt sich auch mit einem Theraband oder besser noch Deuserband machen, damit hat man sein kleines privates Fitnessstudio immer dabei. Das erfordert natürlich eine gewisse Selbstüberwindung. Ich baue meine Trainingseinheiten immer in den Morgen ein. Gleiches gilt für das Thema Ernährung. Wer oft unterwegs ist, wird schnell zum unfreiwilligen Fan von Junk Food. Auch das lässt sich vermeiden und kostet lediglich etwas Selbstdisziplin. Dem Thema Schlafprobleme könnte ein eigener Artikel gewidmet werden. Fest steht aber, wer nicht gut schläft, ist anfälliger für Stress und Überforderung. Wie Eingangs erwähnt, braucht jeder Mensch Erholungsphasen.
.
Woran erkenne ich wenn ein Mitarbeiter überfordert ist?
Wer schon einmal selbst überfordert war, kennt die Anzeichen. Man muss sich natürlich die Mühe machen, das auch sehen zu wollen. Darauf zu hoffen, dass sich Mitarbeiter schon melden werden, wenn es zuviel wird, ist illusorisch. Besser ist es, erste Anzeichen zu erkennen. Dazu gehören Müdigkeit, Lustlosigkeit, Unorganisiertheit, fehlende Motivationskraft aber auch Unpünktlichkeit und häufige Krankmeldungen. Hat man die Vermutung, ein Mitarbeiter leidet an übermässigem Stress, sollte man entweder den Vorgesetzten informieren oder falls man selbst die Führungsrolle inne hat, das direkte Gespräch suchen. Um den heißen Brei herumreden hilft dabei nicht viel. Wichtig ist, Verständnis zeigen und sofortige Hilfe geben. Ist es mit einer einfachen Entlastung des Mitarbeiters nicht getan, kann das HR evt. Unterstützung bieten. Ob man sich und dem Mitarbeiter damit einen Gefallen tut, hängt vom jeweiligen HR ab. Man sollte sich ausserdem im Klaren sein, dass es mit Sofortmassnahmen häufig nicht getan ist. Leidet ein Mitarbeiter bereits an chronischem Stress ist häufig professionelle Hilfe gefragt. Das Thema Workload und Überforderung sollte auch im Mitarbeitergespräch zur Sprache kommen.
.
Fazit
Überforderung im Job und im privaten Umfeld kann die Lebensqualität massgeblich beeinträchtigen. Um so wichtiger sind rechtzeitige Gegenmassnahmen. Dazu gehören Entlastungs- und Entsprannungsphasen, sportliche Aktivitäten, Schlaf und gute Ernährung. Im beruflichen Umfeld lässt sich der Druck durch priorisieren, organisieren, kommunizieren und eskalieren handhaben und mindern. Habt auch ihr Erfahrung mit Überlastung und Überforderung im Job oder privaten Umfeld? Ich freue mich auf Kommentare und Feedback.
.
Schreibe einen Kommentar